Kiinteistökoordinaattorina työskentelet Museoviraston Suomenlinnan hoitokunta -osastolla monipuolisissa Suomenlinnan asuntojen, liiketilojen ja muiden vuokratilojen hallintoon, isännöintiin ja asiakaspalveluun liittyvissä tehtävissä. Vastaat tehtävistä yhdessä isännöitsijän kanssa ja toimit tarvittaessa hänen sijaisenaan. Tuet myös Suomenlinnan hoitokunnan johtajaa Suomenlinnan toimitilojen hallinnoinnissa sekä Museoviraston kiinteistöpäällikköä muiden Museoviraston hallinnassa olevien toimitilojen kiinteistöhallinnollisissa tehtävissä.

Kiinteistökoordinaattorin keskeiset työtehtävät:
Vuokrasuhteiden hallinta
Tehtäviisi kuuluu vuokrasuhteiden hallinta asuntohaun valmistelusta vuokrasuhteen päättymiseen. Laadit asuntoilmoituksia yhteistyössä viestinnän kanssa, käsittelet hakemuksia, järjestät asuntoarvontoja ja asuntoesittelyjä sekä huolehdit vuokrasopimuksiin, vakuuksiin ja avainten luovutukseen liittyvistä tehtävistä. Teet myös asuntotarkastuksia ja koordinoit niiden perusteella tarvittavia jatkotoimenpiteitä.

Asiakaspalvelu ja asukasviestintä
Vastaat asukkaiden neuvonnasta ja asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse ja paikan päällä Suomenlinnassa. Hoidat asumiseen liittyvää päivittäisviestintää. Ylläpidät asukkaille suunnattua verkkopalvelua ja sen käyttäjätietoja sekä päivität asukasopasta yhteistyössä viestinnän kanssa.

Kiinteistöjen ylläpidon koordinointi
Työhösi kuuluu huolto- ja kunnossapitotilausten käsittelyä ja koordinointia yhteistyössä asiakkaiden, urakoitsijoiden ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Vastaat lisäksi avainten, kulkuoikeuksien ja ovikoodien hallinnasta (ILOQ, Aviglion Alta) sekä saunavuorojen, tilaussaunan varausten ja autopaikkojen hallinnoinnista.

Taloushallinto ja rekisterit
Huolehdit vuokrien laskutukseen, vuokravalvontaan ja muuhun myyntilaskutukseen liittyvistä tehtävistä sekä ylläpidät asiakas- ja asukasrekistereitä.

Järjestelmät ja tiedonhallinta
Tehtävässä käytetään useita kiinteistö- ja vuokrahallinnan järjestelmiä (muun muassa CGI Koki, Koki360, AsukasKoki), joissa toimit myös pääkäyttäjäroolissa. Lisäksi huolehdit osaltasi kiinteistöhallintaan ja asunnonvuokraukseen liittyvien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja tietoturvasta.

Tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.
Tehtävään ei ole säädettyjä kelpoisuusvaatimuksia.

Tehtävään ei ole säädettyjä kelpoisuusvaatimuksia.

Parhaat edellytykset tehtävän hoitamiselle antaa soveltuva ammattikorkeakoulu- tai opistotason tutkinto (esim. tradenomi) tai työkokemuksen kautta saavutetut vastaavat tiedot ja taidot. Tehtävien menestyksellinen hoitaminen edellyttää hyvää perehtyneisyyttä kiinteistö- ja rakennusalaan ja isännöintiin, sekä alojen lainsäädännön tuntemusta. Tehtävässä edellytetään hyvää talousosaamista.

Tehtävän hoitaminen edellyttää itsenäistä työotetta ja ratkaisukeskeisyyttä, sillä vastaan tulevat ratkaisutilanteet ovat usein äkillisiä ja yllätyksellisiä ja ne pitää kyetä hoitamaan itsenäisesti. Tehtävässä menestyminen edellyttää hyviä viestintä- ja vuorovaikutustaitoja.

Tehtävä edellyttää hyvää suomen kielen taitoa ja tyydyttävää ruotsin kielen taitoa. Eduksi katsotaan hyvä englannin kielen taito.

Arvostamme kokemusta viestintätehtävistä ja asiakaspalvelutehtävistä. Kiinteistö- ja vuokrahallinnan järjestelmien tuntemus (muun muassa CGI Koki, Koki360, AsukasKoki), katsotaan eduksi.

Meillä pääset kehittämään työtäsi ja ammattitaitoasi. Joustava työaika ja etätyömahdollisuus helpottavat työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista. Virastossa on käytössä työaikaliukumat, saldovapaa-järjestelmä sekä työaikapankki -järjestelmä. Lisäksi tarjoamme liikunta-, kulttuuri-, hieronta- ja lounasedun sekä kattavan työterveyshuollon.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella suppea henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Menettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja osoitteessa www.supo.fi.

Lisätietoa sähköpostitse antaa:
ilari.kurri@museovirasto.fi
Johtaja, Suomenlinnan hoitokunta

Museoviraston kirjaamo

PL 913
00101 Helsinki

Museovirasto on kulttuuriperinnön ja kulttuuriympäristön asiantuntija, toimialansa kehittäjä ja viranomainen. Kartutamme, hoidamme ja esittelemme kulttuurihistoriallista kansallisomaisuutta sekä tallennamme, tuotamme ja välitämme tietoa.

Museovirastoon kuuluvat myös Suomen kansallismuseo, joka on valtakunnallinen kulttuurihistorian museo ja Suomen kulttuurihistoriallinen keskusmuseo, sekä Suomenlinnan hoitokunta, joka hallinnoi, ylläpitää, restauroi ja esittelee Unescon maailmanperintö¬luetteloon kuuluvaa Suomenlinnaa.

Museovirastossa työskentelee vakituisesti noin 300 eri alojen ammattilaista. Arvostamme työyhteisön monimuotoisuutta ja teemme töitä yhdenvertaisuuden eteen. Sitoudumme luomaan työntekijöillemme fyysisesti ja sosiaalisesti turvallisen toimintaympäristön. Toivomme hakijoiksi eritaustaisia henkilöitä, kuten eri-ikäisiä, eri sukupuolia ja sukupuoli-identiteettejä edustavia sekä eri kulttuuri- tai vähemmistöryhmiin kuuluvia.

• Tehtävän taso: Asiantuntijataso
• Etätyö: Mahdollisuus työskennellä etänä
• Etätyön kuvaus: Työ edellyttää läsnäoloa mutta osittainen etätyö on mahdollista. Etätyökäytännöistä sovitaan aina erikseen esihenkilön kanssa.
• Virka perustettu: Virka on viraston yhteinen.
• Työaikamuoto: Virastotyöaika
• Työaikamuodon selite: Liukuva virastotyöaika 36 tuntia 15 min / viikko.
• Koeaika: Tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.
• Palkkatiedot: Viran tehtäväkohtainen palkka määräytyy Museoviraston palkkausjärjestelmän vaativuustason VR7 (2879,85 euroa/kk) mukaisesti. Lisäksi maksetaan henkilökohtaiseen kokemukseen ja suoriutumiseen perustuvaa palkanosaa.