Dataskyddsbeskrivningen om webbplatsen
1. Användning av webbplatsen samt dataskyddsutlåtande
Användaren accepterar villkoren i denna dataskyddsutlåtande när hen använder webbplatsen www.valtiolle.fi.
2. Vad slags upplysningar om användaren insamlas?
Vi samlar in relevanta personuppgifter om användaren för respektive syften, om användaren ger uppgifterna själv på formuläret för respons. Det är inte obligatoriskt att ge uppgifter.
Givna personuppgifter förmedlas med formuläret i fråga på webbplatsen till Palkeets e-postadress. Inga personuppgifter sparas på webbplatsen. Uppgifterna som användaren ger eller som identifierar hen personligen syns på formuläret. Specifika upplysningar kan t.ex. vara personens namn, e-postadress, telefonnummer, eventuellt innehåll i ett e-brev samt datumet och tiden då e-brevet skickades.
Det samlas även in anonyma uppgifter på webbplatsen, för webbanalys i Snoobi Analytics.
3. Till vad används upplysningarna och hur lagras de?
De insamlade uppgifterna använder vi sakligen till att utveckla servicen och att observera och förhindra eventuella missbruk. Uppgifterna på formuläret sparas en relevant tid i Palkeets e-postlåda.
Upplysningarna som samlas in av Snoobi Analytics förvaras i verktyget Snoobi Analytics. Uppgifterna som Snoobi Analytics samlar in, lagrar och analyserar innehåller inte några data där en person kan identifieras. Därtill hanterar Snoobi uppgifterna i enlighet med sin praxis för dataskydd. Det finns mer information på Snoobi Analytics webbplats
Vi sparar specifik information om användare endast så länge som nödvändigt och enligt gällande lagstiftning.
4. Hantering av uppgifter och överlåtelse av dem till tredje part
Uppgifterna hanteras av de anställda hos Palkeet och enligt lagstiftningen som reglerar hanteringen av personuppgifter. Palkeet förbehåller rätten att utkontraktera hanteringen av personuppgifter till tredje part, och då garanterar vi genom avtalsarrangemang att uppgifterna hanteras enligt lagstiftningen som reglerar hanteringen av personuppgifter.
Palkeet överför inte uppgifter till länder utanför EU eller EES.
Vi varken säljer, hyr eller överlåter personuppgifter till någon tredje part. Vi kan dock i enlighet med krav från behöriga myndigheter eller andra parter överlåta uppgifterna om en person, i enlighet med aktuell lagstiftning, som reglerar hanteringen av personuppgifter.
5. Användning av kakor (cookies)
Vi använder cookies på vår webbplats för att samla in och analysera webbplatsens prestanda och användning, för att säkerställa sociala mediers funktioner samt för att förbättra och skräddarsy innehåll och annonser.
Webbplatsen skickar en kaka till Snoobi Analytics så att antalet besökare respektive besök kan analyseras. Det förs statistik för webbplatsen över användarantal, användningsland, användningstid och nyttjad webbläsare.
6. Rätt till insyn över data, och att spärra användningen av kakor (cookies)
Användare har rätt till insyn över personuppgifter som lagrats om denne. Användaren kan granska sina personuppgifter genom att kontakta Palkeet (kirjaamo(at)palkeet.fi). Granskningsrätten följer gällande lagstiftning.
Användaren kan spärra användningen av kakor genom att ändra inställningarna i sin webbläsare enligt dess tillverkares anvisningar samt radera eventuella kakor ur cacheminnet. Radering av kakor stoppar inte eventuell datainsamling.
Du kan kontakta Palkeet i frågor gällande dataskyddet.
Kontaktupgifter på Palkeet webbplats.
Publicerad 2.1.2024
Tjänstens dataskyddsbeskrivning
Dina rättigheter som registrerad
Eftersom behandlingen av personuppgifter grundar sig på iakttagandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet har du rätt:
Att få information om behandlingen av dina personuppgifter
I denna beskrivning berättar vi vilka uppgifter i enlighet med informationsplikten som t.ex. behandlas om dig eller av vem.
Att få tillgång till dina egna uppgifter
Punkten ”Den registrerades rätt till tillgång till informationen i enlighet med artikel 15” i denna beskrivning beskriver hur du kan utöva din rätt.
Att rätta uppgifter
Punkten ”Rätt till rättelse i enlighet med artikel 16” i denna beskrivning beskriver hur du kan rätta dina uppgifter.
Att begränsa behandling av uppgifter
Punkten ”Rätt till begränsning av behandling i enlighet med artikel 18” i denna beskrivning beskriver när och hur du kan begränsa behandling av dina uppgifter.
Att få information om rättelser eller begränsningar av behandling av personuppgifter
Beskrivs i punkten ”Anmälningsskyldighet avseende rättelse eller radering av personuppgifter och begränsning av behandling i enlighet med artikel 19” i denna beskrivning.
Dessutom har du rätt att göra en överklagan till tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot dataskyddsbestämmelserna.
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700
Allmän rådgivning till privatpersoner: 029 566 6777
När behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, har du inte: 1) Rätt att radera dina uppgifter (”rätt att bli glömd”), eftersom artikel 17 i allmänna dataskyddsförordningen föreskriver att denna rätt inte ska tillämpas om behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, 2) rätt att överföra dina uppgifter från ett system till ett annat, 3) rätt att göra invändningar enligt artikel 21 i behandlingen av dina personuppgifter, eftersom behandlingen grundar sig på en rättslig förpliktelse (DSF 6 1 c).
1 Personuppgiftsansvarig
Det rekryterande ämbetsverket är gemensamt personuppgiftsansvarig med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (senare Palkeet) i fråga om personuppgifterna i registret. Bestämmelser om ansvar relaterade till upprätthållandet av det gemensamma registret finns i lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. I lagen anges att: 1) Palkeet ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifterna och tjänsterna och därtillhörande saker, bl.a. användbarhet och integritet, skydd och bevarande av informationen. 2) Det rekryterande ämbetsverket ansvarar för andra uppgifter som hör till den personuppgiftsansvariges ansvar, såsom att informera den registrerade och agera som kontaktpunkt när den registrerade vill utöva sina rättigheter, till exempel korrigera sina uppgifter eller veta vilka uppgifter som behandlas om hen.
2 Registrets namn
Registrets namn är Valtiolle.fi-rekryteringssystemets personregister.
3 Syftet med behandlingen
Behandling av ansökningar relaterade till rekryteringsprocessen samt hantering av användarbehörigheter för den sökande och den som använder rekryteringssystemet. Behandlingen av personuppgifterna baserar sig på lagstiftningen (bl.a. Statstjänstemannalagen 19.8.1994/750, Förvaltningslagen 6.6.2003/434, Lag om integritetsskydd i arbetslivet 13.8.2004/759). Palkeet behandlar personuppgifter som gemensam personuppgiftsansvarig genom att producera tjänster för Kunden, hanteringsgrunden är i dessa fall att uppfylla en lagstadgad förpliktelse (Lag om servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, 179/2019). I fråga om eventuella säkerhetsutredningar förfarar man enligt säkerhetsutredningslagen (726/2014). Vid behandling av material som bildas i samband med rekryteringarna beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och arkivlagen (831/1994).
Uppgifterna i registret används inte i profileringssyften och inget automatiskt beslutsfattande riktas till uppgifterna.
4 Beskrivning av kategorier av registrerade respektive personuppgifter
Kategorier av registrerade:
Arbetstagare vid det rekryterande ämbetsverket, personer som har ansökt till det rekryterande ämbetsverket och sökande som har lämnat in en öppen ansökan.
Kategorier av personuppgifter:
Uppgifter som anknyter till sökandens registrering: förnamn, efternamn och e-postadress.
Uppgifter som anknyter till sökandens användarprofil: förnamn*, efternamn*, juridiskt kön, födelsetid och e-postadress (*obligatorisk uppgift).
Obligatoriska specificerande uppgifter om sökanden som anknyter till ansökningarna: förnamn, efternamn, juridiskt kön, mobiltelefon, hemadress, postnummer, postort, e-postadress, samtycke till elektroniskt delgivande, uppgifter om utbildning (läroanstalt, examensnamn, utbildningsområde, utbildningsnivå, tidpunkt, examen färdig/avläggs), uppgifter om arbetserfarenhet (arbetsgivare, uppgiftsbenämning, uppgiftsbeskrivning, tidpunkt). Förutom dessa eventuellt födelsetid och modersmål. Medborgarskap ska anges då 7 § i statstjänstemannalagen tillämpas.
Frivilliga uppgifter om sökanden som anknyter till ansökningarna: uppgifter som sökanden angett om sig själv i ansökan (till exempel uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet), andra uppgifter till stöd för den sökandes ansökan, såsom matrikel/CV, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, referenspersoner som den sökande uppgivit, andra nödvändiga uppgifter som krävs för att uppfylla villkoren för arbetsansökan och tillsättande av tjänsten.
5 Kategorier av mottagare av personuppgifter till vilka personuppgifter har lämnats ut eller ska lämnas ut
Uppgifter angående ansökningar som gjorts via Valtiolle.fi kan lämnas ut till en myndighet som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Utgångspunkten är att ansökningsdokumenten är offentliga, att man i de dokument som ska lämnas ut vid behov täcker de uppgifter som ska hållas konfidentiella enligt offentlighetslagen, såsom uppgifter om privatliv, årsinkomst, total förmögenhet, politisk övertygelse, klientskap inom socialvården eller hälsotillstånd. Den sökandes kontaktuppgifter utgör sekretessbelagda uppgifter om sökanden har begärt det och har grundad anledning att misstänka att hens eller familjens hälsa eller säkerhet äventyras. Bestämmelser om sekretessbelagda uppgifter finns i § 24 i offentlighetslagen. Sekretessbelagda uppgifter ges för påseende och överlämnas endast 1) med den berörda partens samtycke, 2) till parten eller 3) med stöd av en lagstadgad rätt. Uppgifter lämnas ut till Grade Solutions Oy för produktion av stöd- och underhållstjänster inom Valtiolle.fi-systemet.
6 Överföring av personuppgifter till ett tredje land eller internationella organisationer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES och inte heller till internationella organisationer.
7 Planerade tidpunkter för radering av olika uppgiftskategorier
Ansökningar som riktats till rekryteringar sparas i systemet i två år efter att rekryteringsprocessen avslutats och därefter anonymiseras ansökningarna och uppgifterna i dem är tillgängliga endast i sifferform i rapporteringsuppgifterna. I fråga om öppna ansökningar kan sökanden själv bestämma hur länge ansökan är giltig, maxtiden är två år. Sökandens användarnamn och uppgifter som sparats under det samt öppna ansökningar raderas automatiskt när användarnamnet varit oanvänt i ett år. Den sökande meddelas innan användarkontot raderas. Den sökande kan också när som helst själv radera sitt användarkonto i sin användarprofil. När användarprofilen raderas försvinner även öppna ansökningar. Ansökningar som skickats till rekryteringar och uppgifterna i dem stannar i systemet och är synliga för rekryteringarna tills de anonymiseras enligt beskrivningen ovan.
Rekryteringsuppgifterna lagras i det rekryterande ämbetsverket. Lagringsperioderna bestäms i enlighet med arkivlagen (831/1994) och arkivväsendets föreskrift (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) samt ämbetsverkets arkivbildningsplan.
8 Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
A. Manuellt material
Manuellt material behandlas av utbildad personal i låsta lokaler som uppfyller informationens skyddsklass. Säkerhetspolisen har gjort minst en grundläggande säkerhetsutredning av samtliga personer vid Palkeet.
B. Material som behandlas digitalt
Registeruppgifterna är skyddade mot obehörig granskning, ändring och radering. Skyddet består av användarverifiering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, datakommunikationsskydd samt säkerhetskopiering av uppgifterna. Behörighet för åtkomst och hantering beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. För övervakning av verksamhetens korrekthet tillämpas administrativa kontroller.
9 Datakällor då uppgifterna inte har fåtts från den registrerade
Uppgifter som är nödvändiga för arbetsansökan kan med den sökandes separata samtycke även inhämtas från andra datakällor och sparas i systemet Valtiolle.fi.
Användaruppgifterna för den person som använder rekryteringssystemet skapas i systemet när användaren registrerar sig själv eller när en annan person skapar ett användarkonto. Yrkesåtkomster läggs till separat på basis av en särskild begäran om åtkomst.
10 Den registrerades rätt till tillgång till uppgifterna i enlighet med artikel 15.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som berör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
Den registrerade har personlig åtkomst till ansökningsuppgifterna via Valtiolle.fi-systemet. Den registrerade kan ladda ned uppgifterna i sin användarprofil i json.format. I fråga om andra personuppgifter än de som den registrerade har personlig åtkomst till via Valtiolle.fi-systemet kan den registrerade göra en kontrollbegäran till det ämbetsverk dit jobbansökan riktades. För öppna ansökningar riktas kontrollbegäran till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning till adressen hakijapalvelu@palkeet.fi.
11 Rätt till rättelse i enlighet med artikel 16
Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar ofullständiga eller felaktiga personuppgifter som rör den registrerade. Den registrerade kan uppdatera sina användaruppgifter via användargränssnittet genom att logga in i sin användarprofil. Om den registrerade inte har inloggningsuppgifter till systemet, kan hen uppdatera sina uppgifter genom att skicka ett skriftligt meddelande om personuppgifter till det rekryterande ämbetsverket.
12 Rätt till begränsning av behandling i enlighet med artikel 18
Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen om: 1) den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet, varvid behandlingen begränsas under en tid då den personuppgiftsansvarige kan kontrollera om personuppgifterna är riktiga, 2) behandlingen är lagstridig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär att användningen av dem begränsas, 3) den personuppgiftsansvarige inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna framföra, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
Om den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet, begränsas behandlingen av uppgifterna under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är riktiga. Den registrerade ska lämna in en kontrollbegäran med motivering till representanten för den personuppgiftsansvarige (punkt 1 i denna blankett) varvid den personuppgftsansvarige begränsar behandlingen av personuppgifterna i datasystemet. Behandlingen begränsas genom att förhindra användning av personuppgifterna med hjälp av att begränsa användarbehörigheter. Den personuppgiftsansvarige begär begränsning av användarbehörigheterna.
13 Anmälningsskyldighet avseende rättelse eller radering av personuppgifter och begränsning av behandling i enlighet med artikel 19
Den personuppgiftsansvarige ska underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling som skett i enlighet med artiklarna 16 och 18, om inte detta visar sig vara omöjligt eller medföra en oproportionell börda. Den personuppgiftsansvariga ska informera den registrerade om dessa mottagare på den registrerades begäran. Om den registrerade vill vara informerad om mottagarna ska hen lämna in en begäran till representanten för den personuppgiftsansvarige (punkt 1 i denna beskrivning).
Uppdaterad 24.9.2024.
