Ärendehanteringssekreteraren ingår i ärendehanteringsteamet vid justitieombudsmannens kansli och ska huvudsakligen arbeta i registratorskontoret. Kansliet har ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Uppgifterna är mångsidiga uppgifter inom ärendehanteringsområdet i registratorskontoret, såsom registrering och hantering av inkommande och utgående post samt uppgifter som gäller statistikföring, informationsservice, begäranden om uppgifter och kundservice. Ärendehanteringssekreteraren ska även utbilda, handleda och ge råd till ärendehanteringssystemets användare samt utföra övriga uppgifter som ansluter sig till användning och underhåll av systemet.

Huvuduppgifterna omfattar även att sköta överföringen av justitieombudsmannens kanslis pappersarkivmaterial till riksdagens centralarkiv.

Behörighetsvillkor för tjänsten är lämplig högskolexamen eller annan sådan utbildning och erfarenhet som uppgifterna förutsätter.

De bästa förutsättningarna för att framgångsrikt kunna sköta uppgiften har den som har mångsidig och aktuell arbetserfarenhet av motsvarande uppgifter inom arkivbranschen, registrering och kundbetjäning inom offentlig förvaltning, där erfarenhet av att använda ett modernt ärendehanteringssystem (tex. baserat på Dynasty 10 eller Dynasty 360⁰) ingår. Sökanden bör ha insikter i ärendehanteringssystemens logik och deras tekniska miljö. Kännedom om ansvarsområdet samt riksdagens och justitieombudsmannens kanslis arkiv räknas som en merit.

I uppgiften behövs också insikt om de övre laglighetsövervakarnas uppgifter och erfarenhet av att handlägga begäranden om uppgifter enligt offentlighetslagen samt sådan insikt om lagens grundläggande principer som handläggningen förutsätter.

Lönesystemets riktgivande arbetserfarenhetskrav för uppgiften som ärendehanteringssekreterare är 3 - 5 år.

Vi förväntar oss också att sökanden har god kännedom om IT, god kommunikationsförmåga, förmåga att arbeta i team och klara av krävande kundbetjäningsuppgifter samt god stresstålighet. I fråga om språkkunskaper förväntar vi oss goda kunskaper i finska och sådan kunskap i svenska som uppgiften förutsätter. Övriga språkkunskaper räknas som merit.

Vi erbjuder en motiverande och mångsidig arbetsmiljö och en bra arbetsgemenskap där du kan utveckla ditt kunnande. Vi erbjuder också omfattande företagshälsovård och subventionerad lunch samt bekväma arbetslokaler i parlamentet.

Tf. kanslichef Astrid Geisor-Goman, tfn 09 432 3391.

Riksdagens justitieombudsmannens kanslis registratorskontor

Arkadiagatan 3
00102 Helsingfors

Riksdagens justitieombudsman övervakar och främjar lagligheten i myndigheternas verksamhet och ser till att de grundläggande och mänskliga rättigheterna uppfylls. Justitieombudsmannen företar undersökningar med anledning av insända klagomål och på eget initiativ samt gör inspektioner i ämbetsverk och inrättningar samt platser där personer som berövats sin frihet förvaras. Justitieombudsmannens uppgifter framgår av grundlagen och lagen om riksdagens justitieombudsman.

Mer information om justitieombudsmannens arbete: www.ombudsman.fi

• Mer information: Till ansökan ska bifogas matrikelutdrag, meritförteckning eller annan motsvarande redogörelse för sökandens meriter.
  
  Vår arbetsgemenskap värdesätter jämställdhet och likabehandling och vi önskar att de sökande är personer av olika kön, i olika åldrar och med olika bakgrund.
  
  Säkerhetsutredning: Före tillsättningen kan en normal personsäkerhetsutredning med samtycke av den sökande göras (säkerhetsutredningslag 726/2014). Närmare information om säkerhetsutredningsförfarandet och om den undersöktes rättigheter finns på adressen www.supo.fi/sakerhetsutredningarna. Säkerhetsutredningen inbegriper också utredning av utländska bindningar.
  
  Ansökan med bilagor som adresseras till riksdagens justitieombudsman kan före den angivna tidsfristen även lämnas in via e-post (ombudsman@riksdagen.fi).
• Uppgiftsnivå: Verkställande uppgifter
• Distansarbete: Möjlighet att arbeta på distans
• Beskrivning av distansarbete: Tjänsten kräver närvaro i kansliet, med en möjlighet till distans arbete. Kansliets anvisning om distansarbete tillämpas.
• Tjänsten inrättats: Tjänsten är gemensam för ämbetsverket.
• Grund för visstidsanställning: Arbetets art
• Ytterligare information om visstidsanställning: Projektarbete, överföring av arkiv och avveckling av arbetstoppar på grund av deltidsarrangemang.
• Arbetstid: Arbetstid vid ämbetsverk
• Prövotid: Tjänsten kan tillsättas med en prövotid om högst 6 månader.
• Löneuppgifter: Lönen bestäms i enlighet med riksdagens lönesystem. Uppgiften placeras i kravnivå 7 (uppgiftsbaserad lönedel är 2852,51 euro/mån). Dessutom betalas högst 50 % av den uppgiftsbaserad lönedel ut som en komponent baserad på personlig arbetsprestation. Lönen för kravnivå 7 är 3708,26 euro/månad (inkluderar personlig lönedel, som är vanligtvis 30 % i början av anställningsförhållandet).