Sivuston tietosuojaseloste

1. Sivuston käyttö ja tietosuojalauseke

Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen ehdot käyttämällä www.valtiolle.fi-verkkosivuja.

2. Mitä tietoja käyttäjästä kerätään?

Keräämme käyttäjästä tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja, mikäli käyttäjä itse antaa näitä tietoja palautelomakkeella. Tietojen antaminen ei ole pakollista.

Annetut henkilötiedot välitetään verkkosivuilla olevan palautelomakkeen välityksellä Palkeiden sähköpostiosoitteeseen, henkilötietoja ei tallenneta verkkosivuille. Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot näkyvät palautelomakkeella. Yksilöityjä tietoja voivat olla esim. henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen viestin sisältö, viestin lähetysaika ja päivämäärä.

Lisäksi verkkosivuilla kerätään anonyymejä tietoja verkkoanalytiikkaa varten Snoobi Analytics -palvelulla.

3. Mihin tietoja käytetään ja miten niitä säilytetään?

Käsittelemme kerättyjä tietoja palvelun kehittämiseen ja mahdollisten väärinkäytösten havainnointiin ja estämiseen. Palautelomaketiedot säilytetään tarpeellisen ajan Palkeiden sähköpostilaatikossa.

Snoobi Analytics -palvelulla kerätyt tiedot säilytetään Snoobi Analytics -työkalussa. Snoobi Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Lisäksi Snoobi hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Lisätietoja on Snoobi Analyticsin verkkosivuilla .

Säilytämme käyttäjän yksilöityjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

4. Tietojen käsittely ja luovutus kolmansille osapuolille

Tietojen käsittely tapahtuu Palkeiden työntekijöiden toimesta, henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti. Palkeet pidättää oikeuden ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti.

Palkeet ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Emme myy, vuokraa tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

5. Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä kerätäksemme ja analysoidaksemme sivuston suorituskykyä ja käyttöä, tarjotaksemme sosiaalisen median ominaisuuksia sekä parantaaksemme ja räätälöidäksemme sisältöä ja mainoksia.

Sivusto lähettää evästeen Snoobi Analytics -palveluun, jotta kävijöiden ja vierailujen määrä voidaan selvittää. Sivujen käytöstä tilastoidaan käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain.

6. Oikeus tietojen tarkastukseen sekä evästeiden käytön estäminen

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjä voi tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä Palkeisiin (kirjaamo(at)palkeet.fi). Tarkistusoikeus on voimassaolevan lainsäädännön mukainen.

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia selainvalmistajan ohjeiden mukaisesti sekä tyhjentää mahdolliset evästeet selaimen välimuistista. Evästeiden tyhjentäminen ei lopeta mahdollista tiedon keruuta.

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä Palkeisiin.
Yhteystiedot Palkeiden verkkosivuilla .

Julkaistu 2.1.2024

Työnhakupalvelun tietosuojaseloste

Oikeutesi rekisteröitynä

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, on sinulla oikeus:

Saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Tällä selosteella kerromme sinulle mitä informointivelvoitteen mukaisia tietoja, mm. mitä tietoja sinusta käsitellään tai kuka niitä käsittelee.

Saada pääsy tietoihin

Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin” kerrotaan miten voit käyttää oikeuttasi.

Oikaista tietoja

Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen” miten voit oikaista tietojasi.

Rajoittaa tietojen käsittelyä

Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 18:n mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen” milloin ja miten voit rajoittaa tietojesi käsittelyä.

Saada tieto henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskevista ilmoituksista.

Kuvattu selosteen kohdassa ”Artikla 19:n mukainen henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus”.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sinulla ei ole: 1) Oikeutta tietojesi poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”), koska yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 17 mukaan tätä oikeutta ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi, 2) Oikeutta siirtää tietojasi järjestelmästä toiseen, 3) Henkilötietojesi käsittelyn artikla 21 mukaista Vastustamisoikeutta koska käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite (TSA 6 1 c).

1 Rekisterinpitäjä

Rekrytoiva virasto toimii Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (myöhemmin Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa. Sen mukaan: 1) Palkeet vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä, 2) Rekrytoiva virasto vastaa muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten rekisteröidyn informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun rekisteröity haluaa käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan, esimerkiksi oikaista tietojaan tai tietää mitä tietoja hänestä käsitellään.

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Valtiolle.fi -rekrytointijärjestelmän henkilörekisteri.

3 Käsittelyn tarkoitus

Rekrytointiprosessiin liittyvä hakijan hakemusten käsittely sekä hakijan ja rekrytointijärjestelmää käyttävän henkilön käyttöoikeuksien hallinnointi. Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön (mm. Valtion virkamieslaki 19.8.1994/750, Hallintolaki 6.6.2003/434, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759 ). Palkeet käsittelee henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjänä tuottaessaan palveluja Asiakkaalle, käsittelyperusteena on tällöin lakisääteisen velvollisuuksien toteuttaminen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta, 179/2019). Mahdollisten turvallisuusselvitysten osalta menetellään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Rekrytointien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019) sekä arkistolaki (831/1994).

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

4 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröityjen ryhmät:
Rekrytoivan viraston työntekijät, rekrytoivaan virastoon hakeneet henkilöt sekä avoimen hakemuksen jättäneet hakijat.

Henkilötietoryhmät:
Hakijan rekisteröitymiseen liittyvät tiedot: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
Hakijan käyttäjäprofiiliin liittyvät tiedot: etunimi*, sukunimi*, juridinen sukupuoli, syntymäaika ja sähköpostiosoite (*pakollinen tieto).
Hakemuksiin liittyvät hakijan pakolliset yksilöintitiedot: etunimi, sukunimi, juridinen sukupuoli, matkapuhelin, kotiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, lupa sähköiseen tiedoksiantoon, koulutukseen liittyvät tiedot (oppilaitos, tutkintonimike, koulutusala, koulutustaso, ajankohta, tutkinto valmis/kesken), työkokemukseen liittyvät tiedot (työnantaja, tehtävänimike, tehtävänkuvaus, ajankohta). Edellisten lisäksi mahdollisesti syntymäaika ja äidinkieli. Kansalaisuus on ilmoitettava, kun rekrytointiin sovelletaan virkamieslain 7 pykälää.
Hakemuksiin liittyvät hakijan vapaaehtoiset tiedot: hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään (esimerkiksi muut koulutus- ja työkokemustiedot), muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

5 Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Valtiolle.fi kautta tehtyihin hakemuksiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Lähtökohtaisesti hakemusasiakirjat ovat julkisia, luovutettavista asiakirjoista peitetään tarvittaessa julkisuuslain mukaan salassa pidettävät tiedot, kuten yksityiselämää, vuosituloja, kokonaisvarallisuutta, poliittista vakaumusta, sosiaalihuollon asiakkuutta tai terveydentilaa koskevat tiedot. Hakijan yhteystiedot ovat salassa pidettäviä, mikäli hakija on sitä pyytänyt ja hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Salassa pidettävistä tiedoista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla. Tietoja luovutetaan Grade Solutions Oy:lle Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamiseksi.

6 Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

7 Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen ja sen jälkeen hakemukset anonymisoidaan ja niiden tiedot ovat käytettävissä ainoastaan lukuina raportointidatassa. Avoimen hakemuksen osalta hakija voi itse määritellä hakemuksen säilymisen voimassaoloajan, joka on enimmillään kaksi vuotta. Hakijan käyttäjätunnus ja sille tallennetut tiedot sekä avoimet hakemukset poistetaan automaattisesti käyttäjätunnuksen oltua vuoden käyttämättömänä. Ennen käyttäjätilin poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös milloin tahansa itse poistaa käyttäjätilinsä käyttäjäprofiilissaan. Käyttäjäprofiilin poistamisen myötä myös avoimet hakemukset poistuvat. Rekrytointeihin lähetetyt hakemukset ja niiden tiedot jäävät järjestelmään rekrytoinneille näkyviin, kunnes ne anonymisoidaan edellä kerrotun mukaisesti.

Rekrytointitietoja säilytetään rekrytoivassa virastossa. Säilytysajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) sekä viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

8 Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavassa lukituissa tiloissa. Palkeiden osalta kaikista henkilöistä on tehty suojelupoliisin toimesta vähintään perusmuotoinen turvallisuusselvitys.

B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

9 Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään.

Rekrytointijärjestelmää käyttävän henkilön käyttäjätiedot muodostuvat järjestelmään käyttäjän itsensä rekisteröityessä tai toisen henkilön luodessa käyttäjätilin. Ammattikäyttöoikeudet lisätään erillisen käyttöoikeuspyynnön perusteella.

10 Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on itsellään pääsy hakemustietoihinsa Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Rekisteröity voi ladata käyttäjäprofiilinsa tiedot ulos json-tiedostoksi. Muiden henkilötietojen osalta, kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Valtiolle.fi-järjestelmän kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön virastolle, johon on tehnyt työhakemuksen. Avointen hakemusten osalta tarkastuspyyntö osoitetaan Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle osoitteeseen hakijapalvelu@palkeet.fi.

11 Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi päivittää omia käyttäjätietojaan järjestelmän käyttöliittymän kautta kirjautumalla käyttäjäprofiiliinsa. Mikäli tunnuksia järjestelmään ei ole, rekisteröity voi päivittää omia tietojaan lähettämällä kirjallisen henkilötietoilmoituksen rekrytoivaan virastoon.

12 Artikla 18:n mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos: 1) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden, 2) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista, 3) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Mikäli Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa Rekisterinpitäjä varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rekisteröity osoittaa pyynnön perusteluineen rekisterinpitäjän edustajalle (tämän lomakkeen kohta 1) jolloin rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietojärjestelmässä. Käsittelyä rajoitetaan estämällä henkilötietojen käyttö käyttöoikeuksia rajaamalla. Rekisterinpitäjä pyytää käyttöoikeuksien rajoittamista.

13 Artikla 19:n mukainen henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava kaikenlaisista artikla 16 ja artikla 18 mukaisesti tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää. Rekisteröidyn halutessa tiedon vastaanottajista tulee hänen tehdä pyyntö rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).

Päivitetty 24.9.2024